إدخال الشيكات (المحاسبة في نظام ALZERP السحابي لإدارة الأعمال).

إن إدخال شيك هبة تُمثّل ميزة التسجيل المالي في برنامج ALZERP سحابة ERP عنصرًا أساسيًا في النظام المحاسبي المركزي، مما يمكّن الشركات من تسجيل مختلف المعاملات المالية باستخدام نظام محاسبة مزدوج (مدين-دائن). وتضمن هذه الميزة تسجيل كافة الأنشطة المالية بدقة ودمجها عبر مختلف وحدات نظام ERP، وتقدم حلاً شاملاً ومتماسك لإدارة المحاسبة.

تُمثل وظيفة المحاسبة في ALZERP عنصراً أساسياً في الوحدة المحاسبية، وتتيح للمستخدمين تسجيل مختلف المعاملات المالية التي لا تتناسب مع العمليات القياسية المتمثلة في المبيعات والشراء وإدارة النقد. وتوفر هذه الوظيفة مرونة وتحكمًا في إدخال البيانات المالية.

ميزات رئيسية:

• أنواع الشيكات. يدعم أنواعًا مختلفة من الشيكات (المحاسبية، والمدفوعات، والإيصالات، والرواتب).
• اختيار الحساب يتيح تحديد الحسابات من مخطط حسابات هرمي للجانب المدين والجانب الدائن.
• تفاصيل المعاملة: أدخِل تفاصيل المعاملة، بما في ذلك المبالغ والأوصاف والمستندات الداعمة.
• رقم القسائم: يُنشئ رموز قسائم بريدية تلقائيًا لتسهيل التتبع.
• سجل الرموز الحافزية يُحتفظ بسجل لجميع الإيصالات المحاسبية المُعلنة للرجوع إليها والفحص المالي.
• تكامل مع الوحدات الأخرى. روابط الوحدات الأخرى (المبيعات، الشراء، إدارة النقد) لتوليد الشيكات الذاتي.

خصائص إدخال الشيكات. #

المحاسبة المركزية #

• نظام الدفع المزدوج
  • يتبع نظام المحاسبة مبدأ الإثراء المزدوج، حيث يتم تسجيل كل معاملة بإدخالات مستحقات ومطالبات متوازيتين، مما يضمن بقاء المعادلة المحاسبية (الأصول = الخصوم حقوق الملكية) متوازنة.
• تتكامل مع وحدات تخطيط موارد المؤسسات الأخرى.
  • تتكامل أنظمة تسجيل الشيكات بسلاسة مع الوحدات الأخرى في نظام تخطيط موارد المؤسسات. على سبيل المثال:
    • مدينــــات مستحقة الدفع عند اختيار هذه الرأس، يُطلب من المستخدم اختيار عميل من وحدة المبيعات.
    • نقد أو بنك. عند اختيار هذا الرأس، يتم تفعيل اختيار الحساب النقدية أو البنكي.
    • المحاسبة المدينة اختيار هذا الرأس يُثير خيار الحصول على مورد أو مُورِّد من وحدة الشراء.
  • تضمن هذه التكاملية تسجيل المعاملات المالية بشكل متسق ودقيق عبر جميع العمليات التجارية ذات الصلة.

نموذج تسجيل القسائم #

• تاريخ الصرف:
  • تاريخ التسجيل الخاص بالقسيمة، مثل 13/08/2024. وهذا أمر بالغ الأهمية لضمان تسجيل المعاملة في الفترة المحاسبية الصحيحة.
• نوع القسيمة:
  • يمكن للمستخدمين الاختيار من بين أنواع مختلفة من الشيكات المحاسبية تبعًا لطبيعة المعاملة.
    • إيصال دفتر اليومية للتعديلات المحاسبية العامة أو التحويلات بين الحسابات.
    • إيصال صرف لتسجيل المدفوعات المقدمة للموردين أو الأطراف الأخرى.
    • إيصال رصيد لتسجيل الأموال المستلمة من المؤسسة.
    • شيك صرف أجور لتسجيل صرف الرواتب للموظفين.
• تفاصيل الشيك بخمسة أرقام
  • المبلغُ: المبلغ المحدد للمعاملة.
  • تاريخ المعاملة: نوع المعاملة: اسم الموظف: المبلغ: الوصف: الغرض التفصيلي أو وصف الحساب المالي للمعاملة، وتقديم سياق بشأن سبب إجرائها.
  • رئيس قسم الأشراف حدد الرصيد الحسابي للجانب المدين في المعاملة.
  • رئيس قسم المخاطر حدد الرصيد المدين للمعاملة.
  • إضافة زر يُمكّن المستخدم من إضافة مُتعدٍّد من الإدخالات الساحبة والمصدَّرة إلى ورقة الدفع الواحدة، وذلك لتلبية المعاملات المعقدة التي تشمل عدة حسابات.
• جدول بيانات شبكيّ.
  • يتم عرض التفاصيل بعد إدخالها في شبكة تتضمن أعمدة.
    • رقم التسلسل (Sl.): لتتبع إدخالات متعددة.
    • رئيس قسم التكييف والتهوية (د.) رأس مال الدَّين.
    • رئيس قسم تكييف الهواء (Cr.): رأس الحساب المالي للدفاتر.
    • المبلغُ: المبلغ الإجمالي للعملية.
    • تاريخ المعاملة: نوع المعاملة: اسم الموظف: المبلغ: الوصف: الغرض من الصفقة أو سردها.
  • وظيفة التحرير والحذف يمكن للمستخدمين تعديل أو حذف الإدخالات عند الضرورة، مع ضمان المرونة والدقة قبل الإصدار النهائي للقسيمة.
• المبلغ الإجمالي:
  • يُظهر مجموع جميع المبالغ المُدخلة في الشيك، وذلك بهدف التحقق من توازن المدين والدين.
• تحميل المستند:
  • يمكن للمستخدمين تحميل نسخة رقمية من المستندات الداعمة (مثل الإيصالات والفواتير)، مع ضمان توثيق صحيح والامتثال لمتطلبات التدقيق.

سجل الرموز الحافزية #

• وظيفة البحث
  • يمكن للمستخدمين البحث عن كشوفات المحاسبة المنشورة سابقًا عن طريق رقم الكشف أو الوصف، مما يسهل استرجاع ومراجعة المعاملات السابقة.
• سجلات المعاملات:
  • رقم القسيمة: رقم التعريف الفريد للقسيمة.
  • تاريخ الصرف: تاريخ تسجيل الشيك.
  • تاريخ المعاملة: نوع المعاملة: اسم الموظف: المبلغ: الوصف: الغرض من الصفقة أو سرديتها.
  • المبلغُ: المبلغ الإجمالي المُدرج في الشيك.
• قسائم الأعمال الآلية.
  • تفعيل خانة الاختيار لعروض الشراء التلقائي.
    • يتيح للمستخدمين الاطلاع على شيكات إلكترونية مُولَّدة تلقائيًا من أنشطة تجارية أخرى، مع ضمان تسجيل كافة المعاملات المالية، بما في ذلك تلك المُشَغَّلة من خلال عمليات في وحدات ERP الأخرى.
  • أعمدة شيكات الدفع التلقائي.
    • رقم القسيمة: معرّف القسيمة المُنشأة تلقائيًا.
    • تاريخ الصرف: عند نشر القسيمة تلقائيًا.
    • خاصٌّ النشاط أو المعاملة المحددة التي أدى إلى إصدار الشيك.
    • المبلغُ: القيمة المالية للعملة.

:كيفية العمل

1. نوع القسيمة: اختر نوع القسيمة المناسب للعملية.
2. اختيار الحساب حدد الحسابات المدينة والعرضية من قائمة الحسابات.
3. تفاصيل المعاملة: أدخل مبلغ المعاملة، والوصف التفصيلي، وأي مستندات داعمة.
4. تسجيل القسائم تسجل الأنظمة الشيكة وتُحدث دفتر الأستحلال.
5. سجل الرموز الحافزية تمت إضافة الشيك المودع إلى سجل الشيكات المرجعي للإشارة إليه.

ميزة المحاسبة: #

• إدارة مالية شاملة
  • بتوحيد جميع المعاملات المالية في مكان واحد، تساعد ميزة إدخال الشيكات الشركات على الحفاظ على سجلات مالية دقيقة وكاملة.
• تحسين الدقة والاتساق:
  • يضمن النظام ذو التسجيل المزدوج، عند دمجه عبر وحدات تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تسجيل كل معاملة بدقة، مما يقلل من الأخطاء والتناقضات.
• تقرير رسمي

• يمكن طباعة أو تصدير كشوفات المحاسبة كملفات PDF بتنسيق احترافي تحمل شعار الشركة، ومناسبة لإرسالها عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp أو للطباعة. وهذا يعزز الاحترافية والموثوقية في توثيق الشركة المالي.
• سهولة الاستخدام
  • يُعد تصميم النظام، بما في ذلك التعليقات الصوتية المولدة تلقائيًا ووظائف البحث البديهية وخيارات الإدخال المرنة، سهل الاستخدام للغاية، حتى بالنسبة للمعاملات المالية المعقدة.

فوائد:

• المرونة: يتناول مجموعة متنوعة من المعاملات المالية التي لا تتوافق مع الوحدات القياسية.
• الدقة: يضمن تسجيلًا دقيقًا للبيانات المالية.
• الرقابة. توفير تحكم في المعاملات المالية عن طريق الإدخال اليدوي.
• سجل التدقيق يُنشئ سجلًا واضحًا ومُحكمًا للمعاملات المالية.
• التكامل يتكامل بسلاسة مع الوحدات المالية الأخرى لإدارة مالية شاملة.

تُمثِّل هذه الميزة جوهرًا للحفاظ على الاستقرار المالي للشركة، وضمان تسجيل كافة الأنشطة المالية بدقة وبالامتثال للمعايير المحاسبية.

تساهم ميزة إدخال الشيكات في ألزيرب، من خلال توفير منصة مرنة لتسجيل المعاملات المالية، في ضمان إعداد التقارير المالية الدقيقة وإدارة الشؤون المالية بفعالية.